代表处不是独立企业法人，因此，代表处没有法定代表人。但是，代表处注册登记时必须设置一名首席代表。首席代表是外国企业在华常驻代表机构的最高负责人，负责代表处的运营管理。
代表处的首席代表可以由国外总公司任命。代表处注册办理工商登记时需提交首席代表的任命书及身份证明等资料，以办理首席代表证。
上海代表处首席代表相关规定如下：
1、首席代表国籍
首席代表可为大陆籍或外籍人士。首席代表若为外籍人士可直接登记，若为大陆籍人士，需与上海的涉外人事代理公司签订《劳务合同》后，方可登记。
2、首席代表任命
首席代表需由外国企业任命，代表处注册时，需出具外国企业对首席代表的任命书。首席代表的任命、撤换、延期等，都需要国外企业出具相关任免文件。
3、首席代表证
上海代表处注册时需设立首席代表一名、负责管理运营代表处，工商登记时发放《首席代表证》。
4、首席代表证期限
首席代表证期限与代表处的登记证期限一致，期满可延期。自2010年开始，首席代表证有效期为1年。
5、首席代表变更
外国企业若撤换首席代表，可办理变更首席代表的手续。
外国企业对代表处首席代表的任命或撤换需符合法定规定或要求。
6、首席代表变更所需材料
（1）首席代表签署的《外国(地区)企业常驻代表机构变更登记申请书》；
（2）由外国(地区)企业董事长、总经理或其他有权签字人签署的关于人员(首席代表)变更的申请书；
（3）外国(地区)企业关于常驻代表机构人员(首席代表)的任免书和新任人员的简历及身份证明复印件；
（4）登记证、 IC 卡(电子版登记证)等证照；
（5）被撤销代表的工作证；
（6）外国(地区)企业委托代理机构办理的委托书、代理机构营业执照；
（7）其它有关文件、证件。
7、首席代表变更流程
（1）工商局网站上申请变更；
（2）向工商局提交书面变更材料，办理登记证与首席代表证的变更；
（3）办理组织机构代码变更；
（4）办理税务登记证变更；
（5）办理统计证变更；
（6）办理海关登记证变更；
（7）办理外汇登记变更。
8、首席代表变更所需时间
30-35个工作日(以政府各登记部门实际发生时间为准)。
