代表处注册地址与办公地址必须一致，而且必须为涉外办公楼。以上海设立外商代表处为例进行说明：
1、外资代表处注册登记时需提供：
（1）涉外办公楼的租赁协议；
（2）房产证复印件；
（3）涉外办公证明；
（4）租赁备案证明。
2、办理租赁备案证明
自2006年3月1日开始，上海外资(外企、外商)代表处注册必须提供租赁合同备案证明。该租赁合同备案证明文件到当地的房地产交易中心办理。
（1）办理代表处租赁合同备案证明需要提交房产证复印件、租赁协议、承租方签字人授权证明(一般为首席代表签署租赁协议，需出具首席代表的任命书)等相关材料；
（2）租赁合同备案证明办理时间一般为5个工作日；
（3）若出租方是外国个人，房屋出租时需办理公证。
3、驻在场所变更
（1）《外国（地区）企业常驻代表机构变更登记（备案）申请书》；
（2）拟变更驻在场所的使用证明；
（3）登记证复印件；
（4）批准机关的批准文件；
（5）其它有关文件、证件。
注：材料规范要求
（1）本申请书应由外国（地区）企业有权签字人签署，用黑色或蓝黑色钢笔、签字笔填写，字迹应清楚；
（2）以上文件除标明复印件外，应提交原件；
（3）以上所提交的文件若用外文书写,需提交加盖翻译单位印章的中文翻译件；
（4）同时申请多项变更时，相同材料只需提交一份；
（5）第2项自有房产提交产权证复印件，并提交原件核对；租赁房屋提交一年以上租赁协议原件及出租方的产权证复印件，以上不能提供产权证复印件的，提交能够证明产权归属的其它房屋产权使用证明复印件。出租方为宾馆、饭店的，还应提交宾馆、饭店的营业执照复印件；
（6）变更核准后，需将登记证、代表证原件交回，以换领新的登记证、代表证；
（7）第4项应提交批准文件原件或有效复印件。法律、行政法规或者国务院规定须经批准的，应当取得批准。外国（地区）企业应自批准之日起30日内向登记机关申请变更登记，逾期申请变更登记的，外国（地区）企业应报批准机关确认原批准文件的效力或另行报批；
（8）代表机构变更，外国（地区）企业应当在登记机关指定的媒体上向社会公告。
